为一件作品建立基础档案

先有一个稳定编号

为记录设置编号，保留题名、尺寸、已知材质、识别特征以及原始出处。区分实物编号、照片文件和自己的学习笔记，避免仅凭一个相同名称把资料混在一起。

九类识别描述：逐项记录，不猜测补齐

ICOM公布的Object ID框架列出以下九类描述。它们用于帮助识别物件，不是九项认证。某项无法确认时，明确写“未知”及待核对依据；不要为填满表格编造身份、年代或材质。

• 物件类型：描述是什么，例如绘画、织物或组合装裱；不要只写一个宗教主题。
• 材料与技法：分别记录已知材料、制作方式、依据和未知项。
• 尺寸：保留数值、单位与测量范围，区分画心、装裱整体和包装尺寸。
• 题记与标记：记录可见位置、文字或符号及清晰照片引用；不能读出的部分保留未知。
• 独特特征：描述有助于区分相似对象的细节；不要为拍照而触碰脆弱表面。
• 题名：保留原有题名、提供者及来源，不把自拟名称冒充原题。
• 题材：记录画面内容及识别依据，区分直接可见内容和研究解释。
• 日期或时期：写清来自何种记录或意见，未知时不从磨损程度推定。
• 制作者：保留已知姓名、署名、角色和出处；没有依据时写未知。

字段之外：照片、短描述与安全保存

ICOM还列出拍照、填写上述类别、写短描述和安全保存资料四个步骤。照片应与独立实物编号关联，记录文件名、拍摄日期、角度和获准使用范围；已有安全照片时优先使用，不为补齐档案拆解或搬动脆弱作品。

短描述帮助接收者把各字段连成一个可识别对象。将照片与文字资料分别备份，并实际检查另一设备或接收者能否打开、理解和对应；本站的任务编号不能代替实物编号，导出成功也不表示机构已经接收。

把信息与依据放在一起

说明某项信息是馆方记录、持有人陈述、检测结果还是研究推断，并保留日期。未知项明确写“未知”；出现新证据后，记录更正原因和旧版本。

交接前核对范围

导出或分享资料时，确认接收者需要哪些信息及哪些文件获准传递。Object ID提供跨机构识别的参考框架，但完整档案仍不能单独证明所有权、真伪或可出口资格。